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Checkliste für die erfolgreiche Planung von Events

Checkliste für die erfolgreiche Planung von Events

Erfolgreiche Planung und Durchführung von Events

Jeder der schon einmal selber Events organisiert hat, kennt die Situation. Die Planung von Events ist spannend und vielseitig. Schliesslich ist kein Event wie der andere und gerade dies macht die Live-Kommunikation so interessant. Die Organisation von Events kann aber schnell zum persönlichem Test für die eigenen Nerven und zu einer grossen Belastung werden. Die Gründe dafür können vielschichtig sein; Fehlplanung, falsches Timing, Terminkollision, Absage von Eventlocations/Eventdienstleistern, zu wenig Anmeldungen, schlechtes Wetter, krankheitsbedingte Abwesenheiten, technische Probleme, zu wenig Personal. Dies um nur einige Beispiele zu nennen.

Kalkulierbare & unvorhersehbare Faktoren

Dabei gibt es viele kalkulierbare Risiken, welche mit einer professionellen Planung umgangen werden können. Mehr zu diesen Faktoren im nächsten Kapitel. Bleiben jene Faktoren, auf welche man keinen direkten Einfluss hat, wie z.b das Wetter, unplanmässige Absagen, krankheitsbedingte Ausfälle etc. Hier gilt vor allem eines – kühlen Kopf zu bewahren. Dies ist natürlich einfacher gesagt als getan. Wo möglich sollten deshalb frühzeitig Plan B Varianten ausgearbeitet werden. Dies hilft, auch bei unvorhersehbaren Ereignissen die Planung aufrecht erhalten zu können. Am wichtigsten jedoch ist – die Situation zu akzeptieren, in Ruhe zu analysieren und dann aus der gegebenen Situation das Optimale herausholen.

Ratgeber & Checklisten als Unterstützung vor-, während- und nach Events

Wie erwähnt, ist die Eventorganisation bis auf wenige Ausnahmen kalkulierbar und Eventplaner haben einen direkten Einfluss auf den Erfolg einer Veranstaltung. Mit einer frühzeitigen und professionellen Planung ist schon sehr viel erreicht. Hierzu gibt es im Internet zahlreiche hilfreiche Ratgeber, Checklisten sowie Best-Practise Beispiele. Wir haben eine kompakte Anleitung für Euch bereitgestellt. Dazu haben wir Euch weitere externe Quellen mit – aus unserer Sicht – sehr wertvollen und umfassenden Checklisten und Hilfsmittel aufgelistet.

Eventplanung:

Grundsatzentscheide vor dem Event

  • Eventziel(e) definieren
  • Zielpublikum (Gäste) ermitteln
  • „Roter Faden“ für Veranstaltung finden und diesen anschliessend konsequent umsetzen
  • Ein spezielles Event-Moto wirkt sich auf die ganze Planung aus (Deko, Dresscode, Speisekarte, Getränke, Mobiliar, Unterhaltung etc.)
  • Datum festlegen (Hier unbedingt vorgängig prüfen, ob an diesem Datum bereits andere relevante Events stattfinden. Ebenfalls vermeiden, dass der Event in die Schulferien oder auf einen Feiertag fällt.)
  • Allenfalls Ersatzdatum definieren
  • Eckdaten des Events festlegen (Dauer, Teilnehmerzahl, Budget etc.)
  • Raum- und Infrastrukturbedarf ermitteln
  • Ort der Veranstaltung festlegen
  • Unbedingt sicherstellen, dass eine einfache Erreichbarkeit für alle eingeladenen Gäste möglich ist (Anfahrtsdauer, öffentlicher Verkehr, Parkplätze etc).
  • Passende Eventlocation ermitteln
  • Unbedingt frühzeitig reservieren und falls noch nicht bekannt, persönlich vor Ort rekognoszieren.

Grobplanung vor dem Event

  • Event-Konzept mit Budget und Eckdaten ausarbeiten (Ablauf, Termine, Budget etc.)
  • Bei Firmenevents Konzept und Budget der Geschäftsleitung zur Genehmigung vorlegen (bei privaten Events vorzugsweise mit dem Partner absprechen …
  • Projektorganisation bestimmen (Wer macht was bis wann – Verantwortlichkeiten, Aufgabenbereiche, Grobtermine, Stellvertretungen etc.)
  • Terminplan festlege

Event-Detailplanung

  • Abläufe definieren
  • Programm / Motto etc. festlegen
  • Eventlocation definitiv reservieren, Details definieren und Vertrag abschliessen
  • Eventdienstleister evaluieren & Verträge abschliessen (Catering, Unterhalter, Fotografen, Mobiliar, Technik, Transport, Deko etc.)
  • Eventaktivität / Rahmenprogramm festlegen und ein passendes Angebot (Eventidee) auswählen
  • Bewirtung organisieren (intern/extern), Menüs & Getränke festlegen und in entsprechender Menge organisieren
  • Anreise/Abreise organisieren (Beschilderung, organisierter Transport, Fahrplan, Parkplätze etc.)
  • Mobiliar/Infrastruktur (intern/extern), Technik vorgängig testen, Infrastruktur frühzeitig aufbauen
  • Sicherheitskonzept erstellen (externes Personal, Notausgänge, Sanität, Sicherheitsdienst etc.)
  • Promotionsmassnahmen (Einladungskarten, Werbung, Kundengeschenk, Dankesmailing etc.)

Ablauf am Event

  • Personal für den Eventtag frühzeitig briefen & instruieren (intern & extern)
  • Klare Aufgabenverteilung vornehmen
  • Aufbau von Technik, Mobiliar & Infrastruktur inkl. Testing (Generalprobe)
  • Inventar vornehmen und auf Liste festhalten
  • Empfang, Begrüssung und Betreuung der Gäste sowie weiteren Personen (Unterhalter, Moderator etc.)
  • Ablauf/Zeitplan regelmässig überprüfen
  • Dank und Verabschiedung der Gäste nach dem Event (Organisation Rücktransport etc.)

Unmittelbar nach dem Event

  • Abbau von Mobiliar/Technik/Infrastruktur
  • Entsorgung
  • Reinigung organisieren
  • Erste Manöverkritik

Nach dem Event

  • Debriefing an interne Mitarbeiter und externe Partner
  • Inventar prüfen
  • Abrechnungen vornehmen und Budgetabgleich (SOLL/IST)
  • Dankesmail/Brief an Gäste (Fotogalerie, Umfrage/Feedback)

Feedback aus Manöverkritik, Debriefing, Kunden und Lieferantenfeedback schriftlich festhalten und in die Eventplanung/Checkliste für kommende Veranstaltungen einfliessen lassen. Auch bei Events gilt, Übung macht den Meister und die gemachten Erfahrungen sowie interne wie externe Feedbacks sind für die Organisation von weiteren Events sehr hilfreich.

Weitere hilfreiche Checklisten im Netz, welche wir Euch gerne empfehlen:

  • Diverse Checklisten mit umfassenden Veranstaltungskonzept (Quelle: Samariterverbund)
  • Detaillierte Checkliste für Planung, Organisation und Realisation von Events (Quelle: Eventagentur Bonnot’s Event House
  • Hilfreiche Checklisten für private Events sowie grössere Veranstaltungen findest Du hier (Quelle: Catering & Eventagentur tuck-tuck

Natürlich gibt es unzählige weitere hilfreiche Checklisten. Je nach Art der Veranstaltung, Grösse und Budget gibt es unterschiedliche Ratgeber. Diese findest Du mit wenigen Mausklicks im Netz. In unserer Rubrik „Checklisten & Tipps & Tricks findest Du ebenfalls hilfreiche Ratgeber sowie Links zu entsprechenden Checklisten. Beispielsweise für die Hochzeitsplanung oder für den effizienten Einsatz von Social Media bei Veranstaltungen.

Wir wünschen Euch viel Erfolg bei der Planung anstehender Events!

James der Butler

Von James, Dein EventButler

Ich unterstütze Dich bei der Organisation Deiner Veranstaltung. Suchst Du eine spezielle Location, brauchst Du innovative Event-Dienstleister oder benötigst Hilfe bei der Suche nach einem speziellen Rahmenprogramm oder Incentive für Deinen Anlass? Ich helfe Dir dabei und bin Tag- und Nacht als Eventscout unterwegs, um Dir auf EventButler die besten und aktuellsten Angebote zu präsentieren!

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