01rund drei Monate vorher
Eckdaten festlegen
Das sind die Angaben, ohne die keine Location offerieren kann.
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Seminar planen: Was in eine gute Raumanfrage gehört
Bei den meisten Seminaranfragen stehen Teilnehmerzahl und Budget noch nicht fest. Was in eine gute Raumanfrage gehört, wann du anfragen solltest und worauf es bei der Tagungspauschale ankommt, ausgewertet aus unseren Anfragen.
Redaktion EventButlerAktualisiert Oktober 202614 Min. Lesezeit
Kurz gesagt
Seminaranfragen gehen bei EventButler meist zwei bis drei Monate vor dem Termin ein.
In den Anfragen geht es öfter um Verpflegung als um Technik, am häufigsten um Mittagessen und Beamer.
Bei den meisten Anfragen stehen Teilnehmerzahl und Budget noch nicht fest, obwohl eine Location genau diese Angaben für eine passende Offerte braucht.
Eine Seminaranfrage ist schnell geschrieben, eine passende Offerte bekommst du aber nur mit den richtigen Angaben. Wir haben unsere Seminar- und Meetinganfragen ausgewertet. Es zeigt sich: Bei den meisten stehen Teilnehmerzahl und Budget noch nicht fest. Genau diese beiden Angaben braucht eine Location aber, um eine passende Offerte zu machen. Hier siehst du, was in eine gute Raumanfrage gehört, wann du anfragen solltest und worauf es bei der Tagungspauschale ankommt.
Was in Seminaranfragen steht und was fehlt
Am häufigsten geht es in den Anfragen ums Essen, vor allem ums Mittagessen. Technik wird seltener erwähnt, und wenn, dann meist der Beamer. Hybrid- oder Videotechnik spielt kaum eine Rolle.
Auffällig ist, was fehlt: Viele fragen nach einem Preis, sagen aber nicht, wie viel ausgegeben werden darf oder wie viele Personen kommen. Ohne diese Angaben kann eine Location kaum ernsthaft offerieren. Die Folge sind Rückfragen, und es dauert länger, bis eine Offerte kommt.
| Angabe in der Anfrage | Anteil der Anfragen |
|---|---|
| Verpflegung (mindestens ein Punkt) | 56 % |
| Teilnehmerzahl | 49 % |
| Frage nach Preis oder Offerte | 48 % |
| Mittagessen | 33 % |
| Technik (mindestens ein Punkt) | 30 % |
| Kaffee und Pausenverpflegung | 25 % |
| Dauer ganztags | 25 % |
| Beamer oder Projektor | 24 % |
| Gruppenräume | 16 % |
| Bestuhlung | 14 % |
| Budget | 12 % |
| Übernachtung | 8 % |
Auswertung der Seminar- und Meetinganfragen bei EventButler seit Januar 2023. Nicht genannt heisst nicht, dass es nicht gebraucht wird.
In vier Schritten zur passenden Offerte
Diese Punkte gehören in deine Anfrage, bevor du sie abschickst:
02vor der Anfrage
Raum und Format klären
Das Format bestimmt den Raum. Für einen Workshop brauchst du einen anderen Raum als für eine Präsentation vor 80 Leuten.
Tipp: Wie viel Platz welche Bestuhlung braucht, zeigt unser Vergleich der Bestuhlungsarten.
03vor der Anfrage
Technik und Verpflegung definieren
Schreib auf, was du wirklich brauchst. Dann sind die Offerten vergleichbar.
04nach den Antworten
Anfragen und Offerten vergleichen
Frag mehrere Locations mit denselben Angaben an. Nur dann kannst du die Offerten fair vergleichen.
Tagungspauschale oder Einzelpreise?
Viele Seminarhotels und Tagungszentren bieten eine Tagungspauschale pro Person an. Sie bündelt meist Raummiete, Grundtechnik, Pausen und Mittagessen zu einem Preis. Das macht die Planung einfacher, weil du pro Teilnehmerin und Teilnehmer rechnest.
Was genau enthalten ist, unterscheidet sich aber von Haus zu Haus, und nur wenige fragen ausdrücklich danach. Frag deshalb immer nach, was drin ist: Getränke im Raum, Zusatztechnik, Gruppenräume, Apéro. Bei Einzelpreisen zahlst du Raum, Technik und Verpflegung separat. Das lohnt sich vor allem bei kurzen Sitzungen ohne Essen.
Was die Kosten für einen Seminarraum sonst beeinflusst, findest du in den Antworten auf unserer Übersicht Seminarräume in der Schweiz.
Halbtag, Ganztag oder mehrtägig
Wenn eine Dauer genannt wird, ist es meist ein ganzer Tag. Halbtägige und mehrtägige Seminare sind seltener. Gruppenräume für Workshops sind ein häufiger Wunsch.
Bei der Gruppengrösse zeigen sich zwei Welten: kleine Sitzungen mit bis zu 20 Personen, oft für ein paar Stunden und nahe am Bahnhof, und Fachtagungen oder Kadertage mit mehr als 80 Personen, Plenarsaal und mehreren Gruppenräumen. Dazwischen liegt der typische Seminarraum für rund 30 Teilnehmende.
Wer Seminar und Teamevent verbinden will, plant den Workshop am Vormittag und ein Teamevent am Nachmittag.
Wann du anfragen solltest
Die meisten Seminaranfragen gehen zwei bis drei Monate vor dem Termin ein. Ein Teil kommt aber erst wenige Wochen vorher, und für einen beliebten Termin oder eine grosse Gruppe ist das knapp.
Am meisten Anfragen gehen zu Jahresbeginn und im Frühling ein, der November ist der ruhigste Monat. Für einen Kick-off im Januar heisst das: Die Anfrage gehört in den Oktober. Mehr dazu im Beitrag Kick-off 2027 planen.
Seminarräume nach Stadt
Seminarräume, Tagungshotels und Kongresszentren in der ganzen Schweiz, mit Kapazitäten und direkter Anfrage.
Weiterlesen
Alle Seminarräume findest du in unserer Übersicht Seminarräume in der Schweiz. Ideen für Tagungsorte zum Jahresende stehen im Beitrag Seminar-Locations für Q4. Wie eine Anfrage bei uns abläuft und was danach passiert, erklärt das Hilfe-Center.
Häufige Fragen
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