Pianificare un evento: checklist, budget e tempistiche per eventi aziendali

Formula innanzitutto l'incarico in una frase: per chi si svolge l'evento, cosa dovrebbe cambiare o migliorare dopo e come si può valutare il successo? Da qui derivano le decisioni su formato, dimensione, durata, drammaturgia e budget.

Un briefing solido contiene il pubblico di riferimento, il numero di ospiti previsto, le date preferite, la regione, il quadro di budget, l'effetto desiderato, gli elementi obbligatori e responsabilità chiare. Annota anche chi può prendere decisioni ed entro quando sono necessarie le approvazioni. Questo evita successivi ripensamenti e richieste aggiuntive non preventivate.

Struttura il budget almeno per location, catering, tecnologia, allestimento, programma, personale, comunicazione, trasporto, autorizzazioni e assicurazioni. Aggiungi IVA, commissioni, consumi minimi nonché i costi di allestimento e smontaggio.

Prevedi una riserva di circa dieci-quindici percento. Confronta le offerte sulla stessa base e documenta cosa è incluso. Un prezzo base economico può aumentare notevolmente a causa di tecnologia, pulizia, arredi o orari di utilizzo prolungati. Stabilisci inoltre chi può approvare i costi aggiuntivi.

Tieni a disposizione offline il piano di regia, la piantina degli spazi, la lista ospiti, gli orari di consegna e una lista contatti. Un piccolo kit di produzione con caricabatterie, prese multiple, nastro adesivo, forbici, pennarelli, cartellini nominativi e materiale di primo soccorso risolve molti problemi quotidiani.

Stabilisci un punto centrale per decisioni e comunicazione. Le modifiche non dovrebbero essere distribuite su più chat paralleli. Prevedi un giro di controllo congiunto con location, tecnologia, catering e accoglienza prima dell'apertura delle porte.