01circa tre mesi prima
Definire i dati principali
Sono le informazioni senza le quali nessuna location può fare un'offerta.
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Organizzare un seminario: cosa deve contenere una buona richiesta di sala
Nella maggior parte delle richieste di seminario, numero di partecipanti e budget non sono ancora definiti. Cosa deve contenere una buona richiesta di sala, quando inviarla e cosa considerare nel pacchetto forfettario, analizzato dalle nostre richieste.
Redazione EventButlerAggiornato ottobre 202614 min di lettura
In breve
Le richieste di seminari arrivano su EventButler per lo più due o tre mesi prima della data.
Nelle richieste si parla più spesso di catering che di tecnica, soprattutto di pranzo e proiettore.
Nella maggior parte delle richieste il numero di partecipanti e il budget non sono ancora definiti, anche se una location ha bisogno proprio di questi dati per fare un'offerta adeguata.
Una richiesta per un seminario si scrive in fretta, ma per ottenere un'offerta adeguata servono le informazioni giuste. Abbiamo analizzato le nostre richieste di seminari e meeting. Il risultato: nella maggior parte dei casi, numero di partecipanti e budget non sono ancora definiti. Sono però proprio questi due dati di cui una location ha bisogno per fare un'offerta su misura. Qui scopri cosa deve contenere una buona richiesta di sala, quando conviene inviarla e a cosa prestare attenzione riguardo alla tariffa forfettaria per il seminario.
Cosa contengono le richieste di seminari e cosa manca
Il tema più frequente nelle richieste è il cibo, in particolare il pranzo. La tecnologia viene menzionata più raramente, e quando lo è, si tratta per lo più del proiettore. La tecnica ibrida o video non gioca praticamente alcun ruolo.
Ciò che colpisce è ciò che manca: molti chiedono un prezzo, ma non dicono quanto si può spendere o quante persone parteciperanno. Senza queste indicazioni, una location difficilmente può fare un'offerta seria. Il risultato sono richieste di chiarimento, e ci vuole più tempo prima che arrivi un'offerta.
| Indicazione nella richiesta | Percentuale delle richieste |
|---|---|
| Catering (almeno un punto) | 56 % |
| Numero di partecipanti | 49 % |
| Richiesta di prezzo o offerta | 48 % |
| Pranzo | 33 % |
| Tecnologia (almeno un punto) | 30 % |
| Caffè e catering per le pause | 25 % |
| Durata giornata intera | 25 % |
| Proiettore | 24 % |
| Sale per gruppi | 16 % |
| Disposizione dei posti a sedere | 14 % |
| Budget | 12 % |
| Pernottamento | 8 % |
Analisi delle richieste di seminari e meeting presso EventButler dal gennaio 2023. Se non menzionato non significa che non sia necessario.
In quattro passaggi verso l'offerta giusta
Questi punti devono essere inclusi nella tua richiesta prima di inviarla:
02prima della richiesta
Chiarire sala e formato
Il formato determina la sala. Per un workshop serve una sala diversa rispetto a una presentazione davanti a 80 persone.
Consiglio: Quanto spazio richiede ogni tipo di disposizione dei posti lo mostra il nostro confronto delle disposizioni dei posti.
03prima della richiesta
Definire tecnica e catering
Scrivi ciò di cui hai davvero bisogno. Così le offerte saranno confrontabili.
04dopo le risposte
Confrontare richieste e offerte
Chiedi a più location con gli stessi dati. Solo così puoi confrontare le offerte in modo equo.
Tariffa forfettaria o prezzi singoli?
Molti hotel per seminari e centri congressi offrono una tariffa forfettaria per persona. Di solito include affitto della sala, tecnica di base, pause e pranzo in un unico prezzo. Questo semplifica la pianificazione, perché calcoli per ogni partecipante.
Cosa è esattamente incluso varia però da struttura a struttura, e solo pochi lo chiedono esplicitamente. Chiedi quindi sempre cosa è compreso: bevande in sala, tecnica supplementare, sale per gruppi, aperitivo. Con i prezzi singoli paghi separatamente sala, tecnica e catering. Conviene soprattutto per riunioni brevi senza pasti.
Cos'altro influisce sui costi di una sala per seminari lo trovi nelle risposte della nostra panoramica Sale per seminari in Svizzera.
Mezza giornata, giornata intera o più giorni
Quando viene indicata una durata, si tratta per lo più di una giornata intera. I seminari di mezza giornata o di più giorni sono più rari. Le sale per gruppi per i workshop sono una richiesta frequente.
Per quanto riguarda la dimensione del gruppo si distinguono due realtà: piccole riunioni fino a 20 persone, spesso di poche ore e vicine alla stazione, e convegni specialistici o giornate dirigenziali con più di 80 persone, sala plenaria e diverse sale per gruppi. Nel mezzo si trova la tipica sala per seminari per circa 30 partecipanti.
Chi vuole unire seminario e team event pianifica il workshop al mattino e un team event al pomeriggio.
Quando conviene inviare la richiesta
La maggior parte delle richieste di seminari arriva due o tre mesi prima della data. Una parte arriva però solo poche settimane prima, il che per una data richiesta o un gruppo numeroso può essere troppo tardi.
Il numero maggiore di richieste arriva a inizio anno e in primavera, mentre novembre è il mese più tranquillo. Per un kick-off a gennaio, questo significa inviare la richiesta a ottobre. Maggiori dettagli nell'articolo Pianificare il kick-off 2027.
Sale per seminari per città
Sale per seminari, hotel congressuali e centri congressi in tutta la Svizzera, con capacità e richiesta diretta.
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Trovi tutte le sale per seminari nella nostra panoramica Sale per seminari in Svizzera. Idee per location di fine anno sono nell'articolo Location per seminari per il Q4. Come funziona una richiesta da noi e cosa succede dopo lo spiega il nostro Centro assistenza.
Domande frequenti
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