Planifier un événement : checklist, budget et calendrier pour vos événements d'entreprise

Formulez d'abord le mandat en une phrase : pour qui l'événement a-t-il lieu, qu'est-ce qui doit être différent ou meilleur par la suite, et comment évaluer le succès ? De cela découlent les décisions concernant le format, la taille, la durée, la dramaturgie et le budget.

Un briefing solide comprend le public cible, le nombre d'invités attendu, les dates préférées, la région, le cadre budgétaire, l'effet souhaité, les éléments obligatoires et des responsabilités clairement définies. Notez également qui est habilité à prendre des décisions et jusqu'à quand les validations sont nécessaires. Cela évite les allers-retours ultérieurs et les souhaits supplémentaires non budgétisés.

Structurez le budget au minimum selon la location, le traiteur, la technique, l'équipement, le programme, le personnel, la communication, le transport, les autorisations et les assurances. Ajoutez la TVA, les frais, les consommations minimales ainsi que les coûts de montage et de démontage.

Prévoyez une réserve d'environ dix à quinze pour cent. Comparez les offres sur la même base et documentez ce qui est inclus. Un prix de base avantageux peut augmenter sensiblement en raison de la technique, du nettoyage, du mobilier ou de temps d'utilisation prolongés. Déterminez également qui est habilité à valider des coûts supplémentaires.

Gardez le plan de régie, le plan des lieux, la liste des invités, les heures de livraison et une liste de contacts disponibles hors ligne. Un petit kit de production avec chargeurs, multiprises, ruban adhésif, ciseaux, marqueurs, badges nominatifs et matériel de premiers secours résout de nombreux problèmes du quotidien.

Désignez un point central de décision et de communication. Les changements ne doivent pas être répartis sur plusieurs conversations parallèles. Prévoyez un tour d'horizon commun avec la location, la technique, le traiteur et l'accueil avant l'ouverture des portes.