01environ trois mois à l'avance
Définir les données clés
Ce sont les informations sans lesquelles aucune location ne peut établir d'offre.
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Organiser un séminaire : ce qu'une bonne demande de salle doit contenir
Pour la plupart des demandes de séminaire, le nombre de participants et le budget ne sont pas encore fixés. Ce qu'une bonne demande de salle doit contenir, quand la formuler et ce qui compte dans le forfait journalier, analysé à partir de nos demandes.
Rédaction EventButlerMis à jour octobre 202614 min de lecture
En bref
Les demandes de séminaire parviennent à EventButler le plus souvent deux à trois mois avant la date de l'événement.
Les demandes concernent plus souvent la restauration que la technique, le plus fréquemment le déjeuner et le beamer.
Dans la plupart des demandes, le nombre de participants et le budget ne sont pas encore définis, alors qu'une location a précisément besoin de ces informations pour établir une offre adaptée.
Une demande de séminaire est vite rédigée, mais vous n'obtiendrez une offre adaptée qu'avec les bonnes informations. Nous avons analysé nos demandes de séminaires et de réunions. Il en ressort que, dans la plupart des cas, le nombre de participants et le budget ne sont pas encore définis. Or, ce sont justement ces deux informations dont une location a besoin pour faire une offre adaptée. Vous découvrirez ici ce qui doit figurer dans une bonne demande de salle, quand vous devriez faire votre demande et à quoi il faut veiller concernant le forfait journalier.
Ce qui figure dans les demandes de séminaires et ce qui manque
Le plus souvent, les demandes concernent la restauration, en particulier le déjeuner. La technique est mentionnée moins fréquemment, et quand c'est le cas, il s'agit généralement du projecteur. La technique hybride ou vidéo ne joue pratiquement aucun rôle.
Ce qui frappe, c'est ce qui manque : beaucoup demandent un prix, mais sans indiquer le budget disponible ni le nombre de personnes attendues. Sans ces informations, une location peut difficilement établir une offre sérieuse. Il en résulte des questions de clarification, et l'offre met plus de temps à arriver.
| Information dans la demande | Proportion des demandes |
|---|---|
| Restauration (au moins un point) | 56 % |
| Nombre de participants | 49 % |
| Demande de prix ou d'offre | 48 % |
| Déjeuner | 33 % |
| Technique (au moins un point) | 30 % |
| Café et collations de pause | 25 % |
| Durée d'une journée complète | 25 % |
| Projecteur ou vidéoprojecteur | 24 % |
| Salles de groupe | 16 % |
| Disposition des chaises | 14 % |
| Budget | 12 % |
| Hébergement | 8 % |
Analyse des demandes de séminaires et de réunions chez EventButler depuis janvier 2023. Le fait qu'un élément ne soit pas mentionné ne signifie pas qu'il n'est pas nécessaire.
Quatre étapes vers l'offre adaptée
Voici les points à inclure dans votre demande avant de l'envoyer :
02avant la demande
Clarifier la salle et le format
Le format détermine la salle. Pour un atelier, vous avez besoin d'une salle différente de celle pour une présentation devant 80 personnes.
Astuce: Notre comparatif des types de disposition des sièges vous indique l'espace nécessaire selon la disposition choisie.
03avant la demande
Définir la technique et la restauration
Notez ce dont vous avez réellement besoin. Les offres seront ainsi comparables.
04après les réponses
Comparer les demandes et les offres
Contactez plusieurs locations avec les mêmes informations. C'est le seul moyen de comparer les offres équitablement.
Forfait journalier ou prix à l'unité ?
De nombreux hôtels de séminaire et centres de congrès proposent un forfait journalier par personne. Il regroupe généralement la location de la salle, la technique de base, les pauses et le déjeuner en un seul prix. Cela simplifie la planification, car vous calculez par participant.
Ce qui est exactement inclus varie toutefois d'un établissement à l'autre, et peu de personnes le demandent explicitement. Renseignez-vous donc toujours sur ce qui est compris : boissons dans la salle, technique supplémentaire, salles de groupe, apéritif. Avec des prix à l'unité, vous payez séparément la salle, la technique et la restauration. Cela vaut surtout la peine pour les courtes réunions sans repas.
Vous trouverez d'autres éléments qui influencent le coût d'une salle de séminaire dans les réponses de notre aperçu Salles de séminaire en Suisse.
Demi-journée, journée complète ou plusieurs jours
Lorsqu'une durée est mentionnée, il s'agit le plus souvent d'une journée complète. Les séminaires d'une demi-journée ou de plusieurs jours sont plus rares. Les salles de groupe pour les ateliers sont une demande fréquente.
En ce qui concerne la taille des groupes, on observe deux tendances : de petites réunions allant jusqu'à 20 personnes, souvent pour quelques heures et à proximité de la gare, et des conférences spécialisées ou journées de cadres avec plus de 80 personnes, une salle plénière et plusieurs salles de groupe. Entre les deux se situe la salle de séminaire type pour environ 30 participants.
Pour combiner séminaire et événement d'équipe, prévoyez l'atelier le matin et un événement d'équipe l'après-midi.
Quand faire votre demande
La plupart des demandes de séminaire parviennent deux à trois mois avant la date. Une partie arrive toutefois seulement quelques semaines avant, ce qui est juste pour une date prisée ou un grand groupe.
Le plus grand nombre de demandes arrive en début d'année et au printemps, novembre étant le mois le plus calme. Pour un kick-off en janvier, cela signifie que la demande doit être envoyée en octobre. Pour en savoir plus, consultez l'article Planifier le kick-off 2027.
Salles de séminaire par ville
Salles de séminaire, hôtels de conférence et centres de congrès dans toute la Suisse, avec capacités et demande directe.
Pour aller plus loin
Vous trouverez toutes les salles de séminaire dans notre aperçu Salles de séminaire en Suisse. Des idées de lieux pour vos événements de fin d'année figurent dans l'article Lieux de séminaire pour le Q4. Le déroulement d'une demande chez nous et ce qui se passe ensuite sont expliqués dans notre centre d'aide.
Questions fréquentes
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